ERPKako povezati ponude, poslove i naplatu u maloj tvrtki
Koristite jedan dogovoreni opseg, jasne faze izvedbe i saldo računa koji prati stvarne uplate. Za svaku predaju posla odredite sljedeći korak. Tako možete odgovoriti na tri pitanja: što je ugovoreno, što je izvedeno i što još nije plaćeno?
Mali uslužni projekt, četiri različita podatka
Ogledni primjer: tvrtka ugovara projekt od 6.000 EUR u dvije faze od po 3.000 EUR. Nakon prihvata prve faze izdaje račun na 3.000 EUR. Kupac uplaćuje 1.000 EUR. Preostali iznos računa je 2.000 EUR; druga faza još je posao za izvedbu, a ne dodatni dospjeli račun. Iznosi su pojednostavnjeni i nisu porezni obračun.
| Evidencija | Što govori timu |
|---|---|
| Prihvaćena ponuda: 6.000 EUR | Dogovoreni komercijalni opseg |
| Potvrđena prva faza: 3.000 EUR | Koja je izvedba prihvaćena |
| Prvi račun: 3.000 EUR | Koliko je fakturirano |
| Uplata: 1.000 EUR; saldo: 2.000 EUR | Što je primljeno i što preostaje |
Jasno odredite svaku predaju posla
Svakom koraku dodijelite odgovornu osobu. Kada naručitelj mijenja opseg, evidentirajte promjenu i njezin prihvat umjesto da objašnjenje ostane u privatnoj poruci.
- Prodaja: zajedno čuvajte prihvaćenu ponudu, opseg, uvjete plaćanja i odgovornu kontakt-osobu.
- Izvedba: evidentirajte faze, datume, dokaze i potvrde naručitelja. Dovršen zadatak nije automatski prihvat naručitelja.
- Izdavanje računa: provjerite koja je izvedba spremna za račun i sačuvajte prateće dokumente.
- Praćenje naplate: prije kontakta s kupcem provjerite dospijeće, evidentirane uplate, odobrenja i moguće prigovore.
Uvedite kratak tjedni pregled
Odvojeno pregledajte izvedbu koja čeka prihvat, prihvaćene poslove koji čekaju račun i račune koji čekaju uplatu. Za svaku stavku odredite radnju, odgovornu osobu i datum. „Javiti se kupcu” manje je korisno od „u utorak zatražiti potvrdu prve faze”.
- Što se može fakturirati sada, a za što nedostaju dokazi?
- Koja dospijeća utječu na raspoloživi novac sljedećeg tjedna?
- Koja plaćanja dobavljačima ovise o uplati kupca?
- Koje su stavke sporne i trebaju zasebno rješenje?
Povežite evidenciju u jedan proces
Koristite Spona Prodaju za ponude i račune, Poslove za faze izvedbe i potvrde, a Financije za evidentirani novac, likvidnost i salda. Krenite od procesa koji tim može održavati, umjesto da odjednom prenosite sve stare tablice.
Ako rokovi plaćanja stvaraju manjak novca, zasebno istražite financiranje po izboru. Preostali iznos računa polazište je za pregled, a ne odobrenje financiranja. Prihvatljivost, dokumenti i ugovor i dalje su potrebni.