ERP1. Hosting i pružatelji usluga
Pružatelj hostinga: Hetzner. Lokacija hostinga: Nürnberg, Njemačka. Svrha: rad Spona web-stranice i infrastrukture platforme, uključujući pohranu i obradu potrebnu za uslugu. Informacije o Hetzneru i ugovoru o obradi: https://docs.hetzner.com/general/company-and-policy/data-protection-at-hetzner/. Druge usluge, uključujući zasebno slanje e-pošte, vanjsku pohranu datoteka, sigurnosne kopije i neobvezni AI, prije uporabe zahtijevaju objavu pružatelja i lokacija za konkretnu uslugu. Za primjenjivi registar pišite na [email protected]. Certifikat pružatelja sam po sebi ne certificira aplikaciju Spona.
2. Pohrana i brisanje
Pohrana ovisi o zapisu i svrsi. Računi se čuvaju radi administracije i zatvaranja; upiti i podrška radi odgovora, rješenja i povezanih pravnih zahtjeva; poslovni i financijski zapisi prema ugovoru, uputama i primjenjivim zakonskim obvezama. Pravno zadržavanje obuhvaća samo nužan opseg. Zapisi prisutnosti i pregleda stranica koriste razdoblje uklanjanja od 90 dana koje pokreće aktivnost u aplikaciji; to nije opći rok za ostale zapise ili kopije. Odabiri privole na web-stranici traju do 180 dana. Za izvoz, zatvaranje, brisanje ili kriterije pohrane pišite na [email protected]. Osobni podaci pod nadzorom korisnika vraćaju se ili brišu prema ugovoru o obradi, uz zakonitu pohranu. Kopije za oporavak ne smiju vraćati izbrisane zapise u redovitu obradu. Godišnji rok za ponovno učitavanje osobne iskaznice potpisnika ne dopušta neograničeno čuvanje niti zahtijeva automatsko brisanje na taj datum. Na trenutačne i prethodne kopije primjenjuju se prethodno navedeni kriteriji čuvanja dokumentacije o financiranju, uključujući primjenjive zakonske obveze i potrebe vezane uz pravne zahtjeve; kopije koje više nisu potrebne treba pregledati radi brisanja u okviru tog postupka. Za rok ili kriterije koji se primjenjuju na Vaš zapis obratite se na [email protected].
3. Pošaljite zahtjev
Pošaljite poruku na [email protected] s predmetom „Zahtjev za privatnost”, „Izvoz podataka” ili „Zatvaranje računa”. Navedite tvrtku, uslugu i kratak opis; nemojte slati lozinke, potpune osobne dokumente ni nepovezane zapise zaposlenika. Može biti potrebna razmjerna provjera identiteta i ovlaštenja. GDPR zahtjev pojedinca i potpuni izvoz ERP-a tvrtke različiti su zahtjevi i mogu imati različit opseg. Za zapise pod nadzorom poslodavca ili druge korisničke tvrtke obratite se toj organizaciji; platforma joj pomaže u odgovoru.
4. Google Analytics — mjerenje web-stranice
Ažurirano 21. rujna 2026. Google Analytics 4 omogućuje neobvezno mjerenje web-stranice nakon privole za analitiku. Svojstvo Spona - GA4 koristi tok podataka Spona - WEB. Podaci događaja čuvaju se prema postavci od 2 mjeseca, a podaci korisnika prema postavci od 14 mjeseci, uz uključeno obnavljanje roka pri novoj aktivnosti; ista ograničenja ne vrijede za zbirne standardne izvještaje. Zasebni rok privole i kolačića u pregledniku iznosi 180 dana. Google može obrađivati podatke izvan EGP-a prema primjenjivim ugovornim uvjetima i mjerama prijenosa; lokacija Sponina hostinga kod Hetznera ne odnosi se na tu uslugu. Informacije o Googleovoj obradi dostupne su na https://policies.google.com/technologies/partner-sites i https://privacy.google.com/businesses/processorterms/. Za informacije o primjenjivim zaštitnim mjerama ili zahtjev za privatnost obratite se na [email protected]. Uz obnovljenu privolu za analitiku Google Analytics bilježi i broj upita prihvaćenih za slanje e-poštom, koristeći samo vrstu obrasca i jezik web-stranice. Taj događaj ne uključuje imena, adrese e-pošte, nazive tvrtki, poruke, iznose financiranja ni oznake upita. Prihvaćanje za dostavu nije potvrda da je poruka stigla u ulaznu poštu.
5. Vlastito izvještavanje i čuvanje analitičkih podataka
Vlastita Spona analitika preglednika koristi zasebnu analitičku pohranu i ograničeni pristup Sponinim izvještajima. Vlastiti sustav te događaje ne šalje Googleu ni PostHogu. Hosting kod Hetznera u Nürnbergu u Njemačkoj ostaje navedeni aranžman; dodatni pružatelji ili prijenosi moraju se objaviti prije uporabe. Trajanje odabira u pregledniku od 180 dana i postojeće pravilo uklanjanja operativnih zapisa prisutnosti nakon 90 dana nisu jamstva brisanja u zasebnoj analitičkoj bazi. Osobne operativne i analitičke zapise čuvajte samo koliko je nužno za navedenu svrhu, primjenjive obveze i ograničeno pravno zadržavanje, uz dokumentiran raspored za svaki skup podataka. Pravila čuvanja ažurirana 21. rujna 2026.: pojedinačni događaji vlastite analitike preglednika čuvaju se 90 dana od datuma događaja, analitičke kopije sigurnosnih događaja 180 dana od datuma događaja, a uspješno dostavljene kopije u redu za slanje 7 dana od dostave. Planirano brisanje provodi se u ograničenim skupinama prema završenim UTC danima; za operativne zapise sesija i druge revizijske tragove vrijede zasebna pravila. Anonimni dnevni zbrojevi prometa, bez identifikatora preglednika, korisnika ili sesija, čuvaju se 24 mjeseca. Dnevni brojevi posjetitelja ne određuju jedinstvene posjetitelje kroz više dana. Zapisi obuhvaćeni dokumentiranim i vremenski ograničenim pravnim zadržavanjem izuzeti su iz brisanja; nedostavljeni događaji provjeravaju se umjesto tihog brisanja. Za sigurnosne kopije vrijede zasebna pravila oporavka. Povlačenje zaustavlja buduće neobvezno prikupljanje; zaseban zahtjev za ostvarivanje prava može obuhvatiti zadržane zapise, uz primjenjive iznimke i mogućnost njihove identifikacije. Obratite se na [email protected] bez slanja lozinki ili nepotrebnih poslovnih dokumenata. Operativni podaci o korištenju na razini tvrtke obuhvaćaju odabrane dovršene radnje prema modulu, vrsti radnje i UTC danu, radi podrške korisnicima i razumijevanja korištenja modula. U ovom skupu pohranjuju se samo dnevni zbrojevi i identifikator tvrtke; ne pohranjuju se identifikatori korisnika, preglednika ni poslovnih zapisa, sadržaji dokumenata, iznosi plaća ni tekst poruka. Ti podaci ne služe ocjenjivanju zaposlenika ni odlučivanju o financiranju. Pristup ima ovlašteno osoblje Spone s pravom pregleda korištenja po tvrtki. Zbrojevi obuhvaćaju 90 UTC kalendarskih dana uključujući današnji dan, uz planirano uklanjanje starijih zbrojeva; izvorni poslovni i sigurnosni revizijski zapisi imaju zasebna pravila pohrane. Ovo izvještavanje ne uključuje neobveznu analitiku preglednika i ne povezuje njezine identifikatore. Za pristup, prigovor ili brisanje pišite na [email protected]; prikupljanje za tvrtku može se isključiti tijekom obrade zahtjeva.
6. Pregled CRM zapisa
CRM koristi postojeći Sponin hosting, privatnu pohranu datoteka i pružatelje za obavijesti opisane u ovoj obavijesti. Ne uvodi zasebnog pružatelja CRM analitike, obogaćivanja podataka ili pristupa pošti. Ovlašteni CRM administratori mogu odrediti razdoblje za pregled i upute tvrtke, pregledati aktivne i arhivirane zapise, zabilježiti razlog zadržavanja i izvesti evidenciju pregleda. Ne primjenjuje se univerzalni rok čuvanja CRM podataka: razdoblje određuje tvrtka, početno nije postavljeno i ne uzrokuje brisanje zapisa. Pristup izvozu i zapisima ostaje ograničen ovlastima. Za trajno brisanje ili zahtjev za ostvarivanje prava obratite se na [email protected] radi provjere potrebnog opsega, povezanih zapisa, zakonskih obveza i postupaka oporavka.
7. Pristup Meti po izboru i čuvanje podataka
Meta je vanjska platforma koju tvrtka odabire i odobrava, a ne pružatelj koji se automatski aktivira za svaki ERP račun. Na Metine usluge, lokacije obrade i prijenose primjenjuju se njezini uvjeti; ova obavijest ne jamči da se Metina obrada odvija isključivo u EU-u. Nedovršeni pokušaji povezivanja i dohvaćeni popisi računa istječu nakon deset minuta te ih planirano čišćenje uklanja svake minute dok je API dostupan. Spremljene vjerodajnice čuvaju se do zamjene, prekida veze ili utvrđene nevaljanosti pri provjeri veze, uz primjenu pravila brisanja računa i važećih uputa za čuvanje. Prekid veze briše Sponinu spremljenu vjerodajnicu i odabrane račune za tu tvrtku i svrhu; osnovni status veze, podatak o izvršitelju i revizijski trag ostaju prema postojećim pravilima čuvanja revizijskih zapisa. Time se ne briše sadržaj na Meti niti ukidaju veze drugih tvrtki. Potpuno ukidanje pristupa kod pružatelja dostupno je u Metinim postavkama poslovnih integracija.
AI sažetak u modulu Uvidi — neobvezna plaćena obrada
Kada je aktiviran za plaćeni mjesec, neobvezni AI sažetak u modulu Uvidi šalje OpenAI API-ju trenutačne uvide i brojke kojima član koji traži sažetak smije pristupiti radi izrade kratkog sažetka. Nazivi se prije slanja zamjenjuju oznakama, a Spona ih vraća u odgovor; riječ je o pseudonimizaciji, a ne jamstvu anonimnosti. Ne šalju se izvorni dokumenti, privitci ni popis naziva i oznaka. Spona pohranjuje sažetak i broj tokena uz tvrtku, člana, jezik i otisak skupa uvida. Reference uplata i mjesečna potrošnja bilježe se radi upravljanja plaćenom kvotom. Na spremljene sažetke primjenjuje se postupak čuvanja i brisanja korisničkih zapisa iz ugovora o obradi. AI odgovor može biti netočan i treba ga provjeriti prema izvornim zapisima. Zahtjev pružatelju isključuje pohranu odgovora (store=false); OpenAI navodi da se podaci API-ja prema zadanim postavkama ne koriste za treniranje, dok se zapisi za nadzor zlouporabe mogu čuvati do 30 dana, uz primjenjive iznimke. Time se ne jamči izostanak pohrane ni obrada isključivo u EU-u. Prije aktivacije za korisnike operater mora potvrditi stvarne uvjete obrade računa, prijenose i zaštitne mjere prema ugovoru o obradi.
Spona AI — pitanja i neobvezna financijska objašnjenja
Kada je odgovarajuća značajka Spona AI-ja omogućena u Vašem radnom prostoru, OpenAI obrađuje pitanja koja odlučite poslati o računima, dostupnim uputama, usporedbama u Nabavi, vremenu naplate, troškovima odabrane faze posla ili planiranju prodaje i poslova. Za pitanja o računima Spona šalje Vaše pitanje, jezik sučelja, prethodnu temu računa ako postoji te podatak je li kupac odabran. Nazivi kupaca, brojevi računa, iznosi, identifikatori zapisa i tekst prethodnih pitanja ne dodaju se automatski. Spona dohvaća prodajne zapise kojima imate pristup i izračunava rezultat. Za pitanja o uputama Spona pretražuje objavljene upute unutar vlastite infrastrukture te OpenAI-ju šalje Vaše pitanje, jezik i odabrane naslove, podnaslove i odlomke uputa. Poslovni zapisi tvrtke i prethodna pitanja ne dodaju se automatski. Zahtjevu se dodaju i Sponine upute za odgovaranje. Kada su dostupna, GPT objašnjenja usporedbi u Nabavi i vremena naplate neobvezna su. Spona najprije prikazuje pitanje, jezik i točne sažete podatke koji bi se poslali. Za pripremu tog pregleda ništa se ne šalje OpenAI-ju; slanje započinje tek kada odaberete Pošaljite GPT-u. Podaci za usporedbu u Nabavi mogu uključivati zabilježene cijene, količine, razdoblja usporedbe, brojeve zapisa i izračunate razlike iz povijesti prihvaćenih narudžbenica Vaše tvrtke. Podaci o vremenu naplate mogu uključivati razdoblje plana, broj stavki s nepotpunim podacima, projicirana stanja i datume, usporedbu prema povijesti uplata te, ako ga odaberete, iznos naplate, datume i izračunate učinke Vašeg privremenog scenarija. To su financijski podaci. Nazivi tvrtki, kupaca i dobavljača, brojevi računa, identifikatori zapisa, potpuni popisi računa, izvorni dokumenti ni cjelovita krivulja novčanih tokova ne dodaju se automatski. Spona izračunava brojke; objašnjenje ne mijenja zapise niti sprema scenarij. Izračun ili scenarij ne jamče budući ishod. Prethodna pitanja i odgovori nisu uključeni u te zahtjeve. Kada su dostupna, neobvezna objašnjenja troškova Poslova koriste podatke trenutačno odabrane faze. Spona prikazuje Vaše pitanje i točne podatke faze na odabranom jeziku prije nego što odaberete Pošaljite GPT-u; priprema pregleda ništa ne šalje OpenAI-ju. Podaci mogu uključivati izvorne vrijednosti faze u EUR, evidentirane troškove, pregledane preostale preuzete obveze i dodatne procjene, očekivani trošak, odstupanje od proračuna, okvirnu maržu, datum pregleda, obuhvat i postavke režijskih troškova. Zbrojni evidentirani troškovi mogu uključivati raspoređene troškove računa, nabave ili plaća. Za te financijske podatke nije zajamčeno da su anonimni. Nazivi, identifikatori zapisa, pojedinosti računa ili plaća, pojedinačne stavke nabave, bilješke, izvorni dokumenti, cjeloviti zapisi i povijest ne dodaju se automatski. Spona izračunava brojke; GPT objašnjava dostavljene podatke faze bez izmjene zapisa, izračuna novog hipotetskog scenarija ili jamstva konačne dobiti tvrtke. Prethodna pitanja i odgovori nisu uključeni u zahtjeve o Poslovima. Kada su dostupna, neobvezna objašnjenja planiranja prodaje i poslova koriste izvor koji ste odabrali. Spona prikazuje točno pitanje, jezik i sažete podatke prije nego što odaberete Pošaljite GPT-u. Priprema plana, usporedbe s privremenim ciljem ili pregleda ne šalje zahtjev OpenAI-ju. Prodajni podaci mogu uključivati odabrane mjesece, obuhvat i valutu, zbrojeve evidentiranih dobivenih i otvorenih prilika, ručno ponderirane vrijednosti prodajnih prilika, broj stavki s nepotpunim podacima te, ako ste usporedili cilj, taj privremeni cilj i potkrijepljenu izračunatu razliku. Ručni ponderi evidentirane su pretpostavke, a ne zajamčene vjerojatnosti dobivanja posla. Podaci o poslovima mogu uključivati odabrane mjesece, datum planiranja, izvorne vrijednosti faza u EUR prije PDV-a, planirane vrijednosti, broj i vrijednost stavki čije datume treba pregledati te, ako ste usporedili cilj, taj privremeni cilj planirane vrijednosti isporuke i izračunatu razliku ili višak. Vrijednosti poslova opisuju evidentirane planove, a ne ugovorene poslove, preostali rad, prihode, novčani tok ili kapacitet. To su financijski podaci i nije zajamčeno da su anonimni. Nazivi, identifikatori zapisa, pojedinačne prilike ili faze, potpuni popisi, privatni troškovi, izvorni dokumenti ni prethodna pitanja ili odgovori ne dodaju se automatski. Podaci prodaje i poslova ostaju odvojeni. Spona izračunava brojke; GPT objašnjava pregledane podatke i moguće korake za provjeru bez izmjene zapisa, spremanja ciljeva ili jamstva budućih ishoda. Sve što upišete u pitanje uključeno je u zahtjev i ne anonimizira se automatski. Nemojte unositi lozinke ni nepotrebne osobne ili povjerljive podatke. Prije postupanja provjerite izvorne zapise i navedene upute. Asistent ne može mijenjati zapise ni slati poruke. Ova je obrada odvojena od AI sažetka u modulu Uvidi; zamjena naziva koja se primjenjuje u Uvidima ne primjenjuje se na pitanja asistentu. Spona čuva zapise o korištenju i sigurnosti povezane s tvrtkom i korisničkim računom koji je poslao zahtjev, uključujući vrijeme i ishod zahtjeva, reference pružatelja, model i broj tokena te rezervirani i evidentirani trošak. Ti zapisi služe radu usluge, ograničenjima korištenja i istraživanju pogrešaka. U načinima rada za račune i upute trenutačni nacrt pitanja i odgovor mogu ostati u prozoru asistenta kada ga zatvorite ili prijeđete na drugi zaslon. Zatvaranje prozora briše neobvezno pitanje i odgovor o usporedbi u Nabavi te prikaz vremena naplate, uključujući privremeni scenarij i pitanje. Promjena odabrane usporedbe, pretpostavke o naplati, tvrtke, jezika ili ovlasti također može izbrisati povezani kontekst. Zatvaranje prozora također uklanja pitanje, pregled i objašnjenje o Poslovima. Osvježavanje ili otvaranje podataka faze, odlazak sa zaslona ili promjena faze, tvrtke, jezika, sesije ili ovlasti uklanja taj privremeni kontekst Poslova. Ako se izvorni podaci promijene, prije daljnjeg korištenja potreban je novi pregled. Zatvaranje ili napuštanje prikaza planiranja, osvježavanje, otvaranje izvornih podataka te promjena tvrtke, jezika, sesije ili ovlasti također uklanja privremeno pitanje, pregled i odgovor o planiranju. Uređivanje izvora, mjeseci, obuhvata, valute, cilja ili pitanja poništava povezani pregled i odgovor. Za promijenjene podatke planiranja potreban je novi pregled. Odabir Očistite razgovor uklanja kontekst prozora, a ne zapise o korištenju ni zapise pružatelja. Na zadržane zapise primjenjuju se kriteriji čuvanja za uslugu i korisničke zapise iz Obavijesti o privatnosti i ugovora o obradi podataka; za kriterije koji se primjenjuju na Vaše zapise ili zahtjev za pristup ili brisanje obratite se na [email protected]. Spona od OpenAI-ja traži da ne sprema odgovor API-ja za naknadno dohvaćanje. Time se ne sprječava svako čuvanje podataka kod pružatelja. OpenAI navodi da se podaci API-ja prema zadanim postavkama ne koriste za treniranje modela osim ako je dijeljenje podataka izričito uključeno. Zapisi za nadzor zlouporabe prema zadanim postavkama mogu uključivati pitanja i odgovore te se čuvati do 30 dana, uz primjenjive iznimke. Lokacije obrade, međunarodni prijenosi i čuvanje podataka kod pružatelja ovise o primjenjivim uvjetima usluge; ne jamči se izostanak čuvanja ni obrada isključivo u EU-u. Za primjenjive informacije o pružatelju i zaštitnim mjerama za prijenose obratite se na [email protected].
Neobvezno mjerenje izvora registracije
Uz novu privolu za analitiku web-stranice Spona u vlastitoj pohrani sessionStorage pod spona.website.acquisition pamti samo dopuštene oznake izvora, medija i kampanje, do 30 minuta od posljednjeg posjeta stranici uz privolu. Time se opći izvor zadržava tijekom kretanja web-stranicom. Klik za registraciju prenosi te oznake u poveznici na ERP; ne prenosi identifikator posjetitelja, identifikator klika, izvorni URL preporuke, upit pretraživanja ni podatke računa. Samo zaseban, važeći odabir analitike ERP-a (spona-erp-cookies-v3) dopušta slanje oznaka uz događaj uspješne registracije u izoliranom Googleovu okviru. ERP i okvir neovisno provjeravaju dopuštene oznake. Googleova postavka kampanje koristi te oznake; nedostajuće ili odbijene oznake označene su kao nepoznate. Time se ne obnavljaju ranije nepripisane registracije niti povezuju identifikatori posjetitelja web-stranice i ERP-a. Oznake se ne spremaju uz korisnički račun, a operativni izvještaji tvrtki ne pripisuju se Googleovim posjetima. Povlačenje privole na web-stranici uklanja njezinu pohranu izvora i oznake u poveznicama; odbijanje ili povlačenje u ERP-u sprječava događaj registracije. Ranija odbijanja u ERP-u ostaju na snazi, a ranija dopuštenja zahtijevaju novi odabir za ovo prošireno mjerenje. Ograničenja preglednika mogu spriječiti dostavu. I dalje vrijede postojeće obavijesti o Googleovoj obradi, mrežnim podacima i kolačićima.