ERP1. Strane, opseg i upute
Ovaj ugovor o obradi dio je ERP ugovora za osobne podatke koji se obrađuju prema uputama korisnika. Korisnik je voditelj ili ovlašteni izvršitelj koji operatera imenuje podizvršiteljem; operater je izvršitelj za obuhvaćene korisničke zapise. Obrada, uključujući prijenose, provodi se samo prema dokumentiranim uputama, osim kada pravo Unije ili države članice zahtijeva drukčije; korisnika se prethodno obavještava osim ako je zabranjeno. Korisnika treba odmah upozoriti ako uputa izgleda protivna propisima i obustaviti pogođenu uputu do rješenja. Aktivnosti operatera kao samostalnog voditelja iz Obavijesti o privatnosti nisu obuhvaćene ovim ugovorom. Pristup pojedinačnoj fazi posla obuhvaća i e-adrese predstavnika, snimke uvjeta faze, pristupne podatke ograničene svrhom, provjeru e-pošte te povijest odgovora i revizijskih zapisa prema uputama korisničke tvrtke. Trajanja pristupa iz Obavijesti o privatnosti ne zamjenjuju upute o čuvanju.
2. Opis obrade
Predmet: pružanje i podrška odabranim ERP modulima. Trajanje: razdoblje usluge te dogovoreni rokovi preuzimanja i brisanja, uz zakonitu pohranu. Postupci: prikupljanje, pohrana, organizacija, pristup, izračun, prijenos, izvoz i brisanje prema uputama. Ispitanici: korisnici, zaposlenici, suradnici, poslovni kontakti, klijenti i dobavljači korisničke tvrtke. Kategorije: identifikatori i poslovni kontakti, uloge, aktivnosti, projektni i transakcijski zapisi, podaci o plaćama i plaćanjima te naloženi prilozi. Potpisana narudžba mora suziti kategorije na korištene module i izričito navesti dopuštene posebne kategorije. Procjena financijskog partnera nije automatski uključena u ovaj opis izvršiteljske obrade.
3. Povjerljivost i sigurnost
Ovlašteno osoblje mora biti obvezano povjerljivošću. Izvršitelj mora provesti mjere iz članka 32. razmjerne riziku, uključujući upravljanje pristupom, odvajanje korisnika, zaštitu podataka u prijenosu i mirovanju gdje je primjereno, otpornost, oporavak i redovitu provjeru. Dogovoreni sigurnosni prilog navodi mjere primjenjive na vašu uslugu. Ovaj ugovor ne tvrdi neovisnu certifikaciju ni određeni rok oporavka. Promjene sigurnosti ne smiju bitno smanjiti dogovorenu zaštitu.
4. Podizvršitelji i prijenosi
Korisnik mora dobiti dovršen registar podizvršitelja prije odobrenja. Mehanizam općeg odobrenja zahtijeva najmanje 30 dana prethodne obavijesti o dodavanju ili zamjeni i mogućnost obrazloženog prigovora radi zaštite podataka. Prigovor treba riješiti razumnom alternativom ili omogućiti raskid pogođene usluge prije početka obrade novog pružatelja. Svaki podizvršitelj mora prihvatiti sadržajno jednake obveze; operater ostaje odgovoran za njegovo izvršenje. Međunarodni prijenos zahtijeva primjenjive mjere iz poglavlja V. i dokumentirane upute. Registar pružatelja navodi odobreni hosting; dodatni pružatelji zahtijevaju objavu i odobrenje prema ovoj odredbi.
5. Prava, incidenti i pomoć u usklađivanju
Uzimajući u obzir prirodu obrade, izvršitelj pomaže s pravima ispitanika, sigurnošću, procjenom povreda, procjenama učinka i prethodnim savjetovanjem. Zahtjeve prosljeđuje bez odgovaranja u ime korisnika, osim uz ovlaštenje ili zakonsku obvezu. Korisnika obavještava bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja za povredu osobnih podataka, uz dostupne činjenice o prirodi, kategorijama i približnom broju pogođenih, kontaktu, vjerojatnim posljedicama i mjerama; informacije nadopunjuje kako postaju dostupne. Voditelj utvrđuje vlastite obveze prijave, uključujući GDPR rok od 72 sata za nadzorno tijelo kada je primjenjiv. Dogovor o pomoći ne smije onemogućiti zakonsku usklađenost.
6. Dokazivanje usklađenosti
Izvršitelj stavlja na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti te omogućuje revizije, uključujući inspekcije korisnika ili njegova ovlaštenog revizora, i sudjeluje u njima. Razumni uvjeti povjerljivosti, rasporeda i sigurnosti mogu zaštititi druge korisnike i sustave, ali ne smiju onemogućiti prava iz članka 28. ni pristup nadzornih tijela. Vode se propisane evidencije i dokazi uputa, odobrenja pružatelja, incidenata i brisanja. Korisnik ostaje odgovoran za zakonite svrhe, obavijesti, smanjenje količine podataka i procjenu praćenja zaposlenika.
7. Povrat, brisanje i daljnja uporaba
Prema izboru korisnika nakon usluge vratiti ili izbrisati obuhvaćene osobne podatke i preostale kopije, osim zakonski obvezne pohrane. Rokove izvoza i preuzimanja dogovoriti prije zatvaranja. Zakonski zadržane kopije moraju biti izdvojene i korištene samo za tu obvezu. Konačni prilog određuje istek kopija i kontrole oporavka kako se izbrisani zapisi ne bi vratili u aktivnu uporabu. Izrada anonimnih skupova zahtijeva dokumentirane upute i zakonito ovlaštenje korisnika; ugovor ne dopušta neovisnu uporabu osobnih podataka za oglašavanje ili opće AI treniranje. Stvarno anonimni rezultati smiju se koristiti samo uz zaštitu povjerljivosti i sprečavanje ponovne identifikacije iz Uvjeta.
8. Granice izvještavanja i analitika
Izvještaji izrađeni za korisničku tvrtku iz njezinih ERP zapisa ostaju u okviru dokumentiranih uputa za uslugu i primjenjivih kontrola pristupa. Ovaj ugovor ne ovlašćuje operatera da sadržaj o zaposlenicima, klijentima, plaćama ili financiranju prenamijeni za vlastitu neograničenu analitiku, oglašavanje ili treniranje modela. Svaka zasebna svrha voditelja obrade zahtijeva utvrđenu pravnu osnovu, transparentne informacije i zaštitne mjere prije obrade; operater se ne smije osloniti na ugovor s tvrtkom kao opću privolu pojedinaca. Neobvezni događaji iz preglednika uređeni su zasebno opisanim kontrolama privole. Nasumični identifikatori ostaju zaštićeni kada je pojedince moguće identificirati. Analitičke kopije, izvedeni osobni podaci i poveznice moraju biti obuhvaćeni primjenjivim postupcima ostvarivanja prava, brisanja, pravnog zadržavanja i sigurnosnih kopija; samo zbrajanje ne uklanja te obveze.
9. Upute za obradu CRM podataka
Za uključene CRM funkcije raspored obrade obuhvaća i potencijalne klijente i poslovne kontakte, njihove odnose s tvrtkama, poruke iz upita, podatke o prodajnim prilikama i ponudama, bilješke o aktivnostima, privatne privitke, dodjele članovima tima i povijest pregleda. Obrada obuhvaća unos, organizaciju, dohvat, interno dijeljenje prema ovlastima, obavještavanje, uvoz, izvoz i pregled zapisa prema uputama korisničke tvrtke. Tvrtka određuje zakonitu svrhu, potrebne obavijesti kontaktima i odgovarajuće kriterije čuvanja. Razdoblje koje tvrtka postavi služi za pregled podataka, a ne za automatsko brisanje. Pri odluci o zadržavanju zapisa spremaju se osoba koja ga je pregledala, datum, verzija zapisa i razlog. Arhiviranje i spajanje čuvaju povezanu povijest i ne predstavljaju brisanje. Trajno brisanje i zatvaranje usluge provode se prema prethodno opisanom postupku povrata i brisanja, uz provjeru povezanih zapisa, dokumentiranih uputa i nužnog zakonskog čuvanja. Kada je uključen dodatak Prodajne prognoze i rezultati, obrada obuhvaća i vjerojatnosti po fazama koje postavi tvrtka, osobne mjesečne ciljeve te osobne spremljene snimke prognoza. Procjene se izračunavaju iz postojećih CRM zapisa i ne donose odluke o kontaktima. Spremljene snimke zadržavaju izvornu procjenu, a njihov prikaz i izvoz ograničeni su trenutačnim ovlastima za pristup zapisima. Autor ih može izbrisati. Primjenjuju se isti postupci čuvanja prema uputama tvrtke i zatvaranja usluge. Dodatak Natječaji bilježi odluke o sudjelovanju i obrazloženja, zahtjeve i njihovo dovršenje, rokove, ishode i dodijeljene zadatke za jamstva povezane s postojećim prodajnim prilikama. Pristup ovisi o timu prodajne prilike i zasebnim ovlastima za dodatak; usluga ne predaje ponude niti pribavlja jamstva. Na te zapise i njihovu povijest primjenjuju se isti postupci čuvanja prema uputama tvrtke i zatvaranja usluge. Dodatak Obnove i razvoj odnosa s klijentima bilježi datume obnove, ručne procjene stanja odnosa i obrazloženja, planove ponavljajućih internih zadataka, poveznice na izrađene zadatke i izričito otvorene prilike za proširenje suradnje. Planovi koriste trenutačne ovlasti članova te ne obnavljaju ugovore, ne šalju e-poštu klijentima i ne donose automatizirane odluke o klijentima. Na te zapise i njihovu povijest primjenjuju se isti postupci čuvanja prema uputama tvrtke i zatvaranja usluge. Dodatak Napredni prodajni procesi bilježi prodajne procese koje postavi tvrtka, dodatna polja prodajnih prilika, uvjete za prelazak u fazu i zahtjeve za interno odobrenje s podacima o osobi koja ih je pregledala, obrazloženjem i poviješću verzija. Premještanjem prilike prethodne se vrijednosti dodatnih polja čuvaju u povijesti dostupnoj prema ovlastima. Ti postupci ne donose financijske ni pravne odluke. Primjenjuju se isti postupci čuvanja prema uputama tvrtke i zatvaranja usluge. Uključivanje CRM-a ne daje opće dopuštenje za marketing, pristup pošti ni treniranje umjetne inteligencije.
10. Upute za marketinške integracije
Za marketinške zapise pod nadzorom korisničke tvrtke tvrtka određuje svrhe i ovlaštene korisnike. Član s ovlasti upravljanja povezivanjima daje Sponi uputu da dohvati podatke o Meta računima za odabranu svrhu te spremi odabrane račune za tu tvrtku. Ovlasti za izvještaje i objavljivanje odobravaju se zasebno. Ovaj postupak ne šalje Meti podatke iz Ljudi, Plaća, CRM-a ili Financiranja. Tvrtka mora imati potrebna ovlaštenja za povezane račune, a uklanjanje postojeće testne veze može zatražiti na [email protected]. Na usluge i obradu samog pružatelja primjenjuju se njegovi uvjeti.
AI sažetak u modulu Uvidi — neobvezna plaćena obrada
Kada je aktiviran za plaćeni mjesec, neobvezni AI sažetak u modulu Uvidi šalje OpenAI API-ju trenutačne uvide i brojke kojima član koji traži sažetak smije pristupiti radi izrade kratkog sažetka. Nazivi se prije slanja zamjenjuju oznakama, a Spona ih vraća u odgovor; riječ je o pseudonimizaciji, a ne jamstvu anonimnosti. Ne šalju se izvorni dokumenti, privitci ni popis naziva i oznaka. Spona pohranjuje sažetak i broj tokena uz tvrtku, člana, jezik i otisak skupa uvida. Reference uplata i mjesečna potrošnja bilježe se radi upravljanja plaćenom kvotom. Na spremljene sažetke primjenjuje se postupak čuvanja i brisanja korisničkih zapisa iz ugovora o obradi. AI odgovor može biti netočan i treba ga provjeriti prema izvornim zapisima. Zahtjev pružatelju isključuje pohranu odgovora (store=false); OpenAI navodi da se podaci API-ja prema zadanim postavkama ne koriste za treniranje, dok se zapisi za nadzor zlouporabe mogu čuvati do 30 dana, uz primjenjive iznimke. Time se ne jamči izostanak pohrane ni obrada isključivo u EU-u. Prije aktivacije za korisnike operater mora potvrditi stvarne uvjete obrade računa, prijenose i zaštitne mjere prema ugovoru o obradi.
Spona AI — pitanja i neobvezna financijska objašnjenja
Kada je odgovarajuća značajka Spona AI-ja omogućena u Vašem radnom prostoru, OpenAI obrađuje pitanja koja odlučite poslati o računima, dostupnim uputama, usporedbama u Nabavi, vremenu naplate, troškovima odabrane faze posla ili planiranju prodaje i poslova. Za pitanja o računima Spona šalje Vaše pitanje, jezik sučelja, prethodnu temu računa ako postoji te podatak je li kupac odabran. Nazivi kupaca, brojevi računa, iznosi, identifikatori zapisa i tekst prethodnih pitanja ne dodaju se automatski. Spona dohvaća prodajne zapise kojima imate pristup i izračunava rezultat. Za pitanja o uputama Spona pretražuje objavljene upute unutar vlastite infrastrukture te OpenAI-ju šalje Vaše pitanje, jezik i odabrane naslove, podnaslove i odlomke uputa. Poslovni zapisi tvrtke i prethodna pitanja ne dodaju se automatski. Zahtjevu se dodaju i Sponine upute za odgovaranje. Kada su dostupna, GPT objašnjenja usporedbi u Nabavi i vremena naplate neobvezna su. Spona najprije prikazuje pitanje, jezik i točne sažete podatke koji bi se poslali. Za pripremu tog pregleda ništa se ne šalje OpenAI-ju; slanje započinje tek kada odaberete Pošaljite GPT-u. Podaci za usporedbu u Nabavi mogu uključivati zabilježene cijene, količine, razdoblja usporedbe, brojeve zapisa i izračunate razlike iz povijesti prihvaćenih narudžbenica Vaše tvrtke. Podaci o vremenu naplate mogu uključivati razdoblje plana, broj stavki s nepotpunim podacima, projicirana stanja i datume, usporedbu prema povijesti uplata te, ako ga odaberete, iznos naplate, datume i izračunate učinke Vašeg privremenog scenarija. To su financijski podaci. Nazivi tvrtki, kupaca i dobavljača, brojevi računa, identifikatori zapisa, potpuni popisi računa, izvorni dokumenti ni cjelovita krivulja novčanih tokova ne dodaju se automatski. Spona izračunava brojke; objašnjenje ne mijenja zapise niti sprema scenarij. Izračun ili scenarij ne jamče budući ishod. Prethodna pitanja i odgovori nisu uključeni u te zahtjeve. Kada su dostupna, neobvezna objašnjenja troškova Poslova koriste podatke trenutačno odabrane faze. Spona prikazuje Vaše pitanje i točne podatke faze na odabranom jeziku prije nego što odaberete Pošaljite GPT-u; priprema pregleda ništa ne šalje OpenAI-ju. Podaci mogu uključivati izvorne vrijednosti faze u EUR, evidentirane troškove, pregledane preostale preuzete obveze i dodatne procjene, očekivani trošak, odstupanje od proračuna, okvirnu maržu, datum pregleda, obuhvat i postavke režijskih troškova. Zbrojni evidentirani troškovi mogu uključivati raspoređene troškove računa, nabave ili plaća. Za te financijske podatke nije zajamčeno da su anonimni. Nazivi, identifikatori zapisa, pojedinosti računa ili plaća, pojedinačne stavke nabave, bilješke, izvorni dokumenti, cjeloviti zapisi i povijest ne dodaju se automatski. Spona izračunava brojke; GPT objašnjava dostavljene podatke faze bez izmjene zapisa, izračuna novog hipotetskog scenarija ili jamstva konačne dobiti tvrtke. Prethodna pitanja i odgovori nisu uključeni u zahtjeve o Poslovima. Kada su dostupna, neobvezna objašnjenja planiranja prodaje i poslova koriste izvor koji ste odabrali. Spona prikazuje točno pitanje, jezik i sažete podatke prije nego što odaberete Pošaljite GPT-u. Priprema plana, usporedbe s privremenim ciljem ili pregleda ne šalje zahtjev OpenAI-ju. Prodajni podaci mogu uključivati odabrane mjesece, obuhvat i valutu, zbrojeve evidentiranih dobivenih i otvorenih prilika, ručno ponderirane vrijednosti prodajnih prilika, broj stavki s nepotpunim podacima te, ako ste usporedili cilj, taj privremeni cilj i potkrijepljenu izračunatu razliku. Ručni ponderi evidentirane su pretpostavke, a ne zajamčene vjerojatnosti dobivanja posla. Podaci o poslovima mogu uključivati odabrane mjesece, datum planiranja, izvorne vrijednosti faza u EUR prije PDV-a, planirane vrijednosti, broj i vrijednost stavki čije datume treba pregledati te, ako ste usporedili cilj, taj privremeni cilj planirane vrijednosti isporuke i izračunatu razliku ili višak. Vrijednosti poslova opisuju evidentirane planove, a ne ugovorene poslove, preostali rad, prihode, novčani tok ili kapacitet. To su financijski podaci i nije zajamčeno da su anonimni. Nazivi, identifikatori zapisa, pojedinačne prilike ili faze, potpuni popisi, privatni troškovi, izvorni dokumenti ni prethodna pitanja ili odgovori ne dodaju se automatski. Podaci prodaje i poslova ostaju odvojeni. Spona izračunava brojke; GPT objašnjava pregledane podatke i moguće korake za provjeru bez izmjene zapisa, spremanja ciljeva ili jamstva budućih ishoda. Sve što upišete u pitanje uključeno je u zahtjev i ne anonimizira se automatski. Nemojte unositi lozinke ni nepotrebne osobne ili povjerljive podatke. Prije postupanja provjerite izvorne zapise i navedene upute. Asistent ne može mijenjati zapise ni slati poruke. Ova je obrada odvojena od AI sažetka u modulu Uvidi; zamjena naziva koja se primjenjuje u Uvidima ne primjenjuje se na pitanja asistentu. Spona čuva zapise o korištenju i sigurnosti povezane s tvrtkom i korisničkim računom koji je poslao zahtjev, uključujući vrijeme i ishod zahtjeva, reference pružatelja, model i broj tokena te rezervirani i evidentirani trošak. Ti zapisi služe radu usluge, ograničenjima korištenja i istraživanju pogrešaka. U načinima rada za račune i upute trenutačni nacrt pitanja i odgovor mogu ostati u prozoru asistenta kada ga zatvorite ili prijeđete na drugi zaslon. Zatvaranje prozora briše neobvezno pitanje i odgovor o usporedbi u Nabavi te prikaz vremena naplate, uključujući privremeni scenarij i pitanje. Promjena odabrane usporedbe, pretpostavke o naplati, tvrtke, jezika ili ovlasti također može izbrisati povezani kontekst. Zatvaranje prozora također uklanja pitanje, pregled i objašnjenje o Poslovima. Osvježavanje ili otvaranje podataka faze, odlazak sa zaslona ili promjena faze, tvrtke, jezika, sesije ili ovlasti uklanja taj privremeni kontekst Poslova. Ako se izvorni podaci promijene, prije daljnjeg korištenja potreban je novi pregled. Zatvaranje ili napuštanje prikaza planiranja, osvježavanje, otvaranje izvornih podataka te promjena tvrtke, jezika, sesije ili ovlasti također uklanja privremeno pitanje, pregled i odgovor o planiranju. Uređivanje izvora, mjeseci, obuhvata, valute, cilja ili pitanja poništava povezani pregled i odgovor. Za promijenjene podatke planiranja potreban je novi pregled. Odabir Očistite razgovor uklanja kontekst prozora, a ne zapise o korištenju ni zapise pružatelja. Na zadržane zapise primjenjuju se kriteriji čuvanja za uslugu i korisničke zapise iz Obavijesti o privatnosti i ugovora o obradi podataka; za kriterije koji se primjenjuju na Vaše zapise ili zahtjev za pristup ili brisanje obratite se na [email protected]. Spona od OpenAI-ja traži da ne sprema odgovor API-ja za naknadno dohvaćanje. Time se ne sprječava svako čuvanje podataka kod pružatelja. OpenAI navodi da se podaci API-ja prema zadanim postavkama ne koriste za treniranje modela osim ako je dijeljenje podataka izričito uključeno. Zapisi za nadzor zlouporabe prema zadanim postavkama mogu uključivati pitanja i odgovore te se čuvati do 30 dana, uz primjenjive iznimke. Lokacije obrade, međunarodni prijenosi i čuvanje podataka kod pružatelja ovise o primjenjivim uvjetima usluge; ne jamči se izostanak čuvanja ni obrada isključivo u EU-u. Za primjenjive informacije o pružatelju i zaštitnim mjerama za prijenose obratite se na [email protected].
Ispravci zapisa o zaposlenicima i privatna povijest
Kada se koristi modul Ljudi, ovlašteni voditelji mogu evidentirati odluke i ispravke uvjeta zaposlenja s prethodnim i novim uvjetima, razlogom, izvršiteljem i vremenom te ispraviti podatak o isteku dokumenta uz očuvanje izvorne datoteke. Povijest je privatna i dostupna samo trenutačno ovlaštenim voditeljima zaposlenika. Ne uključuje se u zajednički revizijski trag, portal zaposlenika ni kontekst umjetne inteligencije. Kapacitet je ograničen na 200 događaja zaposlenja po zaposleniku i 100 izmjena podataka po dokumentu. Nakon dosezanja kapaciteta daljnje promjene koje zahtijevaju povijest odbijaju se umjesto uklanjanja ranijih događaja. To su ograničenja kapaciteta, a ne zakonski rokovi čuvanja. Nema automatskog brisanja prema starosti ni rekonstrukcije ranijih promjena. Korisnička tvrtka određuje zakonite svrhe, zahtjeve za pristup te upute za čuvanje i brisanje, uključujući primjenjive zakonske rokove i pravna zadržavanja, prema postojećim postupcima usluge i obrade podataka. Filtrirani CSV popisa dokumenata zasebna je izričita radnja koja zahtijeva ovlast izvoza popisa; sadrži podatke o dokumentima, bez sadržaja datoteka ili poveznica s autentikacijom. Ti alati ne donose automatske odluke o zaposlenju, plaći ili pristupu računu.
Verzije marketinškog teksta i odabrane predaje sadržaja
Kada se koristi Marketing, novi sadržaj i izmjene mogu zadržati točan naslov i tekst uz zabilježenu verziju, račun i vrijeme radi usporedbe članovima koji trenutačno imaju pristup marketinškom sadržaju te tvrtke. Raniji tekst ne rekonstruira se. Prihvaća se najviše 200 snimki teksta po zapisu i 200 spremljenih pomaka datuma po kampanji. Nakon dosezanja kapaciteta daljnje promjene koje zahtijevaju novi unos odbijaju se umjesto uklanjanja ranijih unosa. To su ograničenja kapaciteta, a ne zakonski rokovi čuvanja; nema automatskog brisanja prema starosti. Privatne snimke teksta ne uključuju se u zajednički revizijski trag, kontekst umjetne inteligencije ni opći izvoz tvrtke. Korisnik s ovlasti izvoza može izričito preuzeti jedan trenutačni zapis sadržaja s odabranim dopuštenim datotekama i popisom. Time se sadržaj ne objavljuje izvan Spone niti se uključuju nepovezani zapisi tvrtke. Neobvezna osoba zadužena za kampanju poveznica je na trenutačnog suradnika, odvojena od vlasništva autora, i ne dodjeljuje pristup. Postojeće upute korisničke tvrtke, postupci pristupa i brisanja, primjenjiva pravna zadržavanja i ugovor o obradi uređuju čuvanje i uporabu. Ne uvodi se novi pružatelj ni automatsko odlučivanje.
Privatni dokazi Prodaje i pregled razdoblja
Kada se koristi Prodaja, ovlašteni članovi tvrtke mogu priložiti neobvezne prateće dokumente točno pregledanoj verziji ponude te čuvati privatne odluke o pojedinačnim razdobljima izdavanja, s razlogom, izvršiteljem, vremenom i poviješću poništenja. Datoteke mogu sadržavati osobne ili poslovne podatke koje dostavlja korisnička tvrtka. Pristup zahtijeva trenutačne ovlasti za zapis i preuzimanje; uklanjanje povezanosti isključuje datoteku iz redovite uporabe, uz čuvanje izvornika i podrijetla prema postojećim postupcima čuvanja, brisanja i pravnog zadržavanja korisničkih zapisa. Arhiviranje utječe samo na privatnu evidenciju klijenta Prodaje i čuva postojeće poslovne dokumente. Priložena datoteka i interna odluka o neizdavanju nisu potpis kupca, izmjena ugovora, otpis potraživanja, izuzeće od zakonske obveze izdavanja računa ni odobrenje financiranja. Korisnička tvrtka odgovara za zakonite upute i stvarne obveze izdavanja računa. Nema novog vanjskog pružatelja ni automatskog slanja, a privatni sadržaj datoteka i razlozi odluka ne dodaju se kontekstu umjetne inteligencije. Primjenjuju se postojeći korisnički postupci čuvanja i ostvarivanja prava; ograničenja kapaciteta proizvoda nisu zakonski rokovi čuvanja.
Privatni predlošci sadržaja, zbirke datoteka i interni pregled
Kada tvrtka uključi Studio sadržaja, može spremati privatne predloške sadržaja i točno članstvo zbirki datoteka, s nazivima, tekstom za ponovnu upotrebu, referencama odabranih datoteka, neobveznim referencama kampanje ili zbirke i zadržanim ranijim verzijama. Datoteke se referenciraju, a ne kopiraju u novo javno spremište. Prihvaća se do 200 ranijih verzija po zapisu; nakon dosezanja kapaciteta izmjene se odbijaju bez uklanjanja povijesti. Povlačenje čuva postojeće poslovne zapise i ne predstavlja brisanje. Neobvezni interni zahtjevi za pregled zadržavaju odabranog suradnika, rok pregleda i poslanu verziju sadržaja; povijest dodjele i slanja čuva te spremljene podatke. Ti zapisi slijede postojeću svrhu poslovnih zapisa pod nadzorom korisničke tvrtke, dokumentirane upute, postupke pristupa i brisanja te primjenjive pravne obveze čuvanja. Arhiva tvrtke uključuje zapise Studija samo uz trenutačnu aktivaciju te zasebna prava pregleda i izvoza. Novi nacrti zadržavaju identifikator i verziju izvornog predloška radi sljedivosti. Lokalni alat za poveznice kampanje samo oblikuje poveznicu; ne šalje zahtjev, ne uključuje praćenje, ne mjeri konverzije i ne uvodi pružatelja usluge. Ne uvode se novi zakonski rok čuvanja, dopuštenje oglašavanja ni automatizirana odluka.
Privatna priprema i povijest Nabave
Kada se koristi Nabava, ovlašteni članovi tvrtke mogu povući i vratiti nekorištene nacrte, pripremiti novi nacrt iz odabranih komercijalnih stavki, ispraviti planirani datum potrebe te pregledati buduće komercijalne izmjene. Razlozi, identitet izvršitelja, vrijeme te poslovne vrijednosti prije i poslije izmjene čuvaju se uz zapis tvrtke; ranije izmjene ne rekonstruiraju se. Identifikatori zahtjeva za isporuku i otisci sadržaja sprječavaju dvostruko evidentiranje i čuvaju se uz događaj isporuke. Ispravljena primka može navoditi stornirani izvornik; izvornik, storno i njihovi dokazi ostaju odvojeni. Zapisi su privatni i dostupni trenutačno ovlaštenim korisnicima tvrtke te ne predstavljaju potpis, izmjenu sporazuma s dobavljačem, plaćanje ili odluku o financiranju. Kopije ne nasljeđuju odobrenja, pristupne podatke te operativne i financijske veze. Primjenjuju se postojeće upute korisničke tvrtke, postupci pristupa i brisanja, pravna zadržavanja te pravila čuvanja iz Ugovora o obradi. Ne uvodi se automatsko brisanje prema starosti, novi pružatelj ili nova svrha obrade umjetnom inteligencijom. Privatni razlozi u povijesti i izvorni dokazi ne dodaju se kontekstu umjetne inteligencije.
Odobrenja vezana uz verziju, klijentske snimke i poveznice kampanja
Kada su uključeni Složeni tijekovi i odobrenja klijenata, tvrtka može čuvati povratne informacije pregledavatelja vezane uz verziju, pravila i odluke redoslijeda internih odobrenja te pozive za klijentski pregled s odabranom adresom primatelja, istekom, opozivom, točnom snimkom sadržaja i datoteka te evidentiranim odgovorima. Primatelj mora koristiti potvrđeni Spona račun koji odgovara pozvanoj adresi. Poziv ne daje članstvo u tvrtki ni pristup trenutačnom sadržaju, internim raspravama ili nepovezanim zapisima. Kasnije izmjene sadržaja ne mijenjaju snimku. Istek poziva, opoziv i trenutačne ovlasti izvora određuju daljnji pristup pregledu; ne brišu zadržanu poslovnu povijest. Tvrtka odlučuje što je ovlaštena dijeliti i namjerno kopira ograničenu poveznicu pregleda; ovaj postupak ne šalje e-poštu automatski. Kada je uključena Analitika kampanja, neobvezni ciljevi pokazatelja i izričite poveznice s dopuštenim internim CRM prilikama koriste postojeću svrhu poslovnih zapisa prema uputama korisničke tvrtke. Ručni ukupni pokazatelji nisu analitika pružatelja, uzročna atribucija ni dokaz primljenog prihoda. Ti zapisi te njihova povijest revizije i izvoza slijede postojeće dokumentirane upute korisničke tvrtke te postupke pristupa, čuvanja, brisanja i pravnog zadržavanja. Ne uvode se novi pružatelj, praćenje, naknada, zakonski rok čuvanja ni automatizirana odluka.
Privatna povijest primopredaje, vraćanje i zamjena dokumenata
Nakon objave i uključivanja ovih mogućnosti u Ljudima ovlašteni voditelji mogu čuvati buduće promjene popisa s prethodnim i novim opisom zadatka, opisnom odgovornom osobom, datumima, stanjem dovršenosti, izvršiteljem i vremenom. Uklanjanje skriva zadatak iz aktivnog rada i napretka zaposlenika, a zapis ostaje za dopušteno vraćanje i pregled povijesti. Promjene rokova također čuvaju privatni zapis. Kapacitet je 200 događaja po zadatku; nakon toga odbijaju se daljnje promjene koje zahtijevaju zapis. Zamjena dokumenta zaposlenika stvara novu datoteku i bilježi odnos prema sačuvanom izvorniku. Povlačenje pogrešne poveznice zamjene bilježi razlog te čuva obje datoteke i povijest. Kapacitet je 100 događaja zamjene po dokumentu. Ta ograničenja nisu zakonski rokovi čuvanja. Potvrde unosa vezane uz izvršitelja i tvrtku sadrže sažetke zahtjeva i oznake nastalih zapisa radi sprečavanja dupliciranja prihvaćenih dodavanja, kopiranja, pomicanja datuma i učitavanja; sažeci nisu anonimni podaci. Privatna povijest i razlozi ne uključuju se u zajedničku Aktivnost tvrtke, portal zaposlenika ni kontekst umjetne inteligencije. Zaposlenik s trenutačnim pristupom portalu i dokumentima može vidjeti vlastite dopuštene trenutačne i ranije datoteke te oznake zamjene. Korisnička tvrtka određuje zakonitu svrhu, dopušteni pristup i upute za čuvanje i brisanje kroz postojeći ugovor o obradi i postupak ostvarivanja prava, uključujući sačuvane uklonjene zapise, izvorne datoteke, odnose i potvrde unosa. Obično brisanje ne zaobilazi sačuvane zapise. Ne uvode se automatsko brisanje prema starosti, novi pružatelj, ocjenjivanje zaposlenika ni automatske odluke o zaposlenju.
Dokazi isporuke, poveznice za primitak i neslaganja
Kada su Otpremnice uključene, tvrtka može čuvati snimljene nazive izdavatelja i kupca, količine isporučenih stavki, neobvezne napomene o prijevozniku, točne poveznice na stavke ponude, privatne priloge i njihove spremljene verzije te operativne potvrde za oporavak unosa. Primatelj putem poveznice za potvrdu može upisati ime i prijaviti neslaganje; tvrtka može čuvati odgovor, datum, verziju i privatnu bilješku o pregledu. Upisano ime tvrdnja je primatelja, a ne neovisno provjeren identitet. Prijava neslaganja ne potvrđuje primitak niti mijenja isporučene količine. Svatko tko ima aktivnu poveznicu za potvrdu može pročitati sažetak isporuke s količinama i poslati podržanu radnju primatelja. Poveznica ne otkriva privatne datoteke ni bilješke tvrtke o pregledu. Tvrtka može izričito opozvati ili zamijeniti pristup poveznicom; samo isključivanje dodatka ne povlači ranije izdane poveznice za isporuku. Promjene poveznice ne brišu postojeće dokaze primitka, odgovora, verzija ni revizijskog traga. Trenutačne ovlasti tvrtke i pojedine radnje određuju privatni pristup i preuzimanje. Uklanjanje povezanosti datoteke isključuje je iz redovite uporabe uz čuvanje izvornih podataka i podrijetla prema postojećim korisničkim postupcima čuvanja, ostvarivanja prava i brisanja. Korisnička tvrtka određuje zakonite svrhe, potrebne obavijesti primateljima i primjenjive upute za čuvanje zapisa. Ograničenja kapaciteta i mjere protiv zlouporabe ne određuju zakonske rokove čuvanja. Ovaj postupak ne dodaje vanjskog pružatelja ni automatsko vanjsko slanje, ne izvršava financijsku transakciju i ne dodaje privatne datoteke ni tekst neslaganja u kontekst umjetne inteligencije.