SPONA ERP — PRAVNI DOKUMENTI

2026-09-17 · 1.1

U zakonom dopuštenoj mjeri mjerodavan je engleski tekst Uvjeta.

# Obavijest o privatnosti

## 1. Opseg i odgovornost

Ova obavijest obuhvaća Spona web-stranicu, poslovne račune, upite, podršku i zahtjeve za financiranje po izboru. Top Digital Agency Limited, broj društva 642562, PDV ID IE3613706OH, 6B Raven Terrace, Galway, H91 H24H, Irska, pruža ERP. Top Digital d.o.o., MBS 081170998, OIB 72317551155, PDV ID HR72317551155, Vladimira Nazora 23, 49210 Zabok, Hrvatska, upravlja financiranjem. Za pitanja privatnosti i ostvarivanje prava obratite se na connect@spona.io i navedite uslugu. To je kontakt za privatnost, a ne tvrdnja o imenovanju zakonskog službenika za zaštitu podataka.

## 2. Dvije različite uloge

Za upravljanje svojim poslovnim odnosima, sigurnošću računa i vlastitim upitima operater djeluje kao voditelj obrade. Za osobne podatke koje korisnička tvrtka unosi u Poslove, Ljude, Plaće, Nabavu, Prodaju ili Računovodstvo ta tvrtka u pravilu određuje svrhe i djeluje kao voditelj obrade; operater te zapise obrađuje prema dokumentiranim uputama i ugovoru o obradi. Tvrtka koja djeluje za drugog voditelja mora pribaviti potrebna ovlaštenja. Sudionici financiranja mogu biti zasebni voditelji za vlastite procjene i zakonske obveze; njihove obavijesti moraju navesti te aktivnosti.

## 3. Podaci i njihovi izvori

Podaci mogu uključivati imena, poslovne adrese e-pošte, identifikatore tvrtke, korisničke uloge, autentifikacijske zapise, upite i poruke podršci. ERP zapisi pod nadzorom korisničke tvrtke mogu uključivati zaposlenike, iznose plaća, klijente, dobavljače, projektna zaduženja, faze, narudžbe, račune i priloge. Zahtjevi za financiranje mogu dodati identifikacijske i kontaktne podatke, dokumente transakcije, iznose i rokove, potvrde te status zahtjeva. Izvori ste Vi, Vaša organizacija i ovlašteni korisnici, druge ugovorne strane te dostavljeni dokumenti. Kada podaci dolaze iz drugog izvora, odgovorni voditelj mora pružiti propisane informacije o neizravnom prikupljanju, uz zakonske iznimke.

## 4. Svrhe i pravne osnove

Nužne podatke o računu i upitu koristimo za pružanje usluge, odgovaranje na zahtjeve i upravljanje poslovnim odnosom. Ako osobno sklapate ugovor s nama, osnova je izvršavanje ugovora ili zatražene predugovorne radnje prema članku 6. stavku 1. točki (b) GDPR-a. Za predstavnike pravnih osoba administracija odnosa i poslovna komunikacija temelje se na legitimnom interesu pružanja i podrške poslovnim uslugama prema točki (f). Sigurnost, sprječavanje zlouporabe te postavljanje ili obrana pravnih zahtjeva također služe legitimnim interesima, uz procjenu nužnosti i Vaših prava. Obrada koju nalaže konkretna zakonska obveza temelji se na točki (c). Neobvezno praćenje i marketing koriste zasebnu privolu gdje je potrebna. ERP zapisi pod nadzorom korisničke tvrtke obrađuju se prema dokumentiranim uputama i ugovoru o obradi; tvrtka utvrđuje osnovu za te zapise. Prihvat uvjeta usluge nije privola za svaku uporabu podataka.

## 5. Aktivnost zaposlenika i osjetljivi zapisi

ERP kod bilježi aktivnost prijavljenih korisnika i posjećene rute aplikacije te omogućuje ovlaštene preglede aktivnosti tima. Zapisi prisutnosti i pregleda stranica imaju razdoblje od 90 dana za uklanjanje, koje pokreće aktivnost u aplikaciji; to nije jamstvo brisanja točno 90. dana niti pravilo za sve revizijske zapise i sigurnosne kopije. Poslodavci prije uporabe moraju procijeniti nužnost, razmjernost, pristup i transparentnost prema zaposlenicima. Nemojte donositi odluke o zaposlenju samo na temelju aktivnosti. Zdravstveni podaci, članstvo u sindikatu i druge posebne kategorije zahtijevaju uvjet iz članka 9. uz osnovu iz članka 6.; nemojte ih unositi bez izričito dogovorenog opsega i zaštitnih mjera.

## 6. Primatelji i hosting

Ovlašteno osoblje i ugovoreni pružatelji mogu pristupiti podacima kada je to potrebno za pružanje i podršku usluzi. Hosting Spone pruža Hetzner u Nürnbergu u Njemačkoj. Podaci hostinga mogu uključivati podatke računa, poslovne zapise, učitane datoteke i tehničke zapise potrebne za uslugu. Relevantni podaci transakcije mogu se podijeliti s identificiranom financijskom ugovornom stranom i njezinim ovlaštenim pružateljima; upit ne daje pristup cijelom ERP radnom prostoru. Stručni savjetnici i nadležna tijela mogu dobiti podatke kada je to zakonito potrebno. Dodatni pružatelji, sigurnosne kopije i prijenosi moraju se objaviti za pogođenu uslugu prije aktivacije. Hosting u Njemačkoj sam po sebi ne znači da svaka vanjska usluga obrađuje podatke isključivo u Njemačkoj. Prijenosi izvan EGP-a zahtijevaju primjenjive zaštitne mjere; informacije i preslike relevantnih mjera zatražite na connect@spona.io.

## 7. Analitika, skupovi podataka i umjetna inteligencija

Web-stranica uključuje integraciju Google Analytics 4 uvjetovanu privolom i planiranu za produkciju, trenutačno nepovezanu jer čeka mjerni ID. Kontrole, podatke i kolačiće opisuje Obavijest o kolačićima. Oglasne integracije ostaju isključene. Platforma uključuje neobvezni kod za AI sažetke koji, kada je uključen, šalje odabrane nalaze, tekstualne oznake i brojke Anthropic API-ju. Reducirani ili agregirani ulazi i dalje mogu identificirati osobu ili otkriti povjerljive poslovne informacije. Potrebno je potvrditi produkcijsku aktivaciju, uvjete pružatelja, pohranu i zaštitne mjere. Ova obavijest ne odobrava uporabu osobnih podataka ili povjerljivog sadržaja korisnika za treniranje modela opće namjene, prodaju ili dijeljenje među korisnicima. Pravilno anonimizirana, neidentificirajuća statistika može služiti poboljšanju proizvoda, istraživanju i komercijalnim usporedbama uz zaštitne mjere iz Uvjeta i ugovora o obradi; izrada te statistike sama je obrada koja prvo zahtijeva ovlaštenje i pravnu osnovu.

## 8. Pohrana i sigurnost

Podatke računa čuvamo dok su potrebni za upravljanje uslugom i dovršetak zatvaranja; upite i podršku dok su potrebni za odgovor, rješavanje predmeta i povezane pravne zahtjeve; dokumente financiranja i transakcija za trajanje ugovora te primjenjive zakonske rokove evidencije ili pravnih zahtjeva. ERP zapisi pod nadzorom korisnika slijede dokumentirane upute i ugovor o obradi. Pravno zadržavanje ograničeno je na relevantne zapise i obvezu. Sigurnosne kopije ograničene su na oporavak i zakonitu pohranu te ne smiju vraćati izbrisane podatke u redovitu uporabu. Rok ili kriterije za određeni zapis i brisanje zatražite na connect@spona.io. Pristup računima i datotekama kontrolira se ovlastima. Nijedan sustav nije potpuno siguran; ovdje se ne tvrdi neovisna sigurnosna certifikacija ni ugovorni postotak dostupnosti. Posebne obveze oporavka ili dostupnosti ugovaraju se zasebno.

## 9. Vaši odabiri i prava

Uz primjenjive uvjete možete zatražiti pristup, ispravak, brisanje, ograničenje i prenosivost te uložiti prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu. Izravnom marketingu možete prigovoriti u svakom trenutku, a privolu povući bez utjecaja na raniju zakonitu obradu. Obratite se na connect@spona.io i navedite uslugu i zahtjev; dostavite samo razumno potrebne podatke za provjeru identiteta. Na zahtjeve se u pravilu odgovara u roku od mjesec dana. Zakonito produljenje za najviše dodatna dva mjeseca zahtijeva obavijest i obrazloženje unutar prvog mjeseca. Za ERP zapise pod nadzorom Vaše organizacije obratite se njoj; operater joj pomaže. Pritužbu možete podnijeti nadzornom tijelu u državi uobičajenog boravišta, rada ili navodne povrede, uključujući Data Protection Commission u Irskoj i AZOP u Hrvatskoj. Prethodna pritužba nama nije uvjet.

## 10. Nužni podaci i odluke

Bez nužnih podataka o računu ili transakciji odgovarajuća usluga ili procjena financiranja možda neće biti moguća. Neobvezna marketinška privola ne smije biti uvjet osnovnog pristupa ERP-u. Pregledani tijek financiranja sadrži postupak pregleda; to ne potvrđuje da je svaka produkcijska odluka ručna. Prije uporabe isključivo automatiziranih odluka s pravnim ili sličnim značajnim učincima odgovorni voditelj mora utvrditi pravnu osnovu, objasniti logiku i posljedice te uvesti primjenjive zaštitne mjere, uključujući ljudsku intervenciju i pravo osporavanja.